رشد بی وقفه تکنولوژی وبه تبع آن ارتقاء روزافزون فعالیتهای تجاری درنیمه دوم قرن بیستم ، موجب پیچیدگی  رفتارهاو اندیشه ها ی انسانی در روبرو شدن با دشواریهای  ناشی ازاین تغییرات سریع و پیاپی گردید ، اثرات تغییراتی که در روش کارها برروی کلیه شئون زندگی اشخاص و سازمانها روی داد بلافاصله منجر به تحولات بسیار گسترده و پیش بینی ناپذیری  هم در حوزه سیاست وهم درجهان اقتصاد گردید. دراین زمان بود که حسابداری بعنوان تنها کانال رسمی و یگانه ترین  سیستم اطلاعات اقتصادی ومالی بیش ازپیش مورد توجه قرارگرفت ، ازانجائیکه سیستم های مالی و  حسابداری بدلایل مختلف  ازجمله هم پیوندی  بازار پول بااقتصاد و سرمایه جهانی ونیزسرعت گرفتن نقل و انتقال اطلاعات اقتصادی و مالی و بازشدن بازارهای مختلف کشورها بایکدیگر ذاتآ جزء سیستم های باز محسوب میشوند ، هم ازاین روی است که درجهان امروزهرگونه  امید پیشرفت واقعی وتوسعه پایدار  چه درسطح کلان وچه درسطح خرد وچه دربخش دولتی وچه دربخش خصوصی  بدون داشتن یک سیستم اطلاعات مالی  وحسابداری  کارآمد،مناسب و هماهنگ  شده با تحولات  جهان دیگر ممکن نیست .

 بنابراین درهرمؤسسه ای اعم از بزرگ یا کوچک ، دولتی یا نیمه دولتی ، خصوصی یاشبه خصوصی، انحصاری یا رقابتی برای درست اداره شدن ، طراحی و استقرار سیستم اطلاعات حسابداری (AIS) شرطی حتمی  ولازم است . و برای بهره مندی ثمربخش از آن،  وجود دو  عامل لازم است یکی اینکه سیستم هاکارآمد باشند و دیگر اینکه سیستم های کارآمد توسط افراد متخصص وبادانش وبینش کافی اداره شوند ، و اگر یکی از آنها باشد و دیگری نباشد ، طبعاً اجرای سیستم با مشکل روبرو خواهد شد ، عامل نیروی انسانی ازآن جهت حائز اهمیت است که ساماندهی ،تفکیک و تعیین وظایف ، اختیارات و مسؤولیتها و نحوه نظارت بر کار افراد که لازمه ی کار با دقت ، سرعت و صحت انجام کار میباشد مستقمیاً بر کارایی هر سیستمی اثر گذار است .

معمولاً سه رکن در کارائی واثربخشی یک سیستم دخالت دارند اول تصمیم گیرندگان ،  دوم طراحان وبرنامه ریزان و  سوم کاربران . چنانچه تصمیم گیرندگان به داشتن سیستم احساس نیاز نکنند طراحان یا تحلیل گران سیستم بطور طبیعی نمی توانند نقشی را ایفا نمایند . و تصمیم گیـرندگان نیز مبنای تصمیم گیری خود را در این حالت براساس نوع ارتباطی که با افراد مورد اعتماد خود دارند بنا کرده و اختیارات کامل و کنترل نشده ای به آنان واگذار می نمایند . و به این ترتیب خود را از دستیابی به هر گونه اطلاعات پردازش شده بی نیاز می بینند . این نوع نگرش ذاتی بازارهای انحصاری است که پرت منابع و عوارض ناشی از تصمیم گیریها ی نادرست  اقتصادی غالباً تأثیری در محدودیت منابع ندارند اما اگر منابع محدود ورقابت دربازار حاکم ،روشن است که در این شرایط نقش کلیدی اطلاعات علمی و سیستماتیک تا چه حد می تواند حساس و ارزنده گردد . و به همین لحاظ پایه ریزی و ایجاد سیستم های جامع اطلاعات  مدیریت برای حفظ و تداوم فعالیتها ، کارایی واثر بخشی عملکردها ضرورتی اجتناب ناپذیر می گردد ، و در این فرایند اطلاعات مالی و حسابداری به دلیل نقش گزارشگری و کنترلی آن از اهمیت بیشتری برخوردار است ، ضمن آنکه باید توجه داشت که هر چند سیستم های مالی و حسابداری از اهمیت ویژه و در خور توجهی در تأمین نیازهای اطلاعاتی ایفا می کند ، با اینحال سیستم اطلاعات حسابداری راهرگز نمی توان بطور مستقل و جدا از مجموعه سیستم اطلاعات مدیریت در نظر گرفت  بلکه خود به عنوان اصلی ترین شاخه از سیستم های اطلاعات مدیریت محسوب می گردد .

سه ویژگی تخصص علمی ، مهارت فنی و تجربه حرفه ای رامیتوان ازمشخصه های بنیادین هر آنالیست یا تجزیه و تحلیل گر  سیستم اطلاعات اعم از حسابداری یا مدیریت  محسوب نمود زیرا  بطورطبیعی برنامه ریز کسی است که بطور مستقل روشهای تولید اطلاعات را ابداع و ایجاد می کند .از این جهت است که انتظار می رود یک آنالیست با آگاهی کامل به نقش اساسی خود در عمل اجازه ندهد که فرایند  طراحی وبرنامه ریزی سیستم ،تحت تأثیرتوقعات عرفی و روابط  درون سازمانی و یا سایر ملاحظات نانوشته  وغیر رسمی ، قرارگیرد.معمولاً برنامه ریزسیستم از محیط کار برنامه نویس دور می باشد و چه بسا ممکن است موارد ابهامی وجود داشته باشد که دسترسی برنامه نویس به او مقدور نباشد به همین دلیل برای مرتفع نمودن این مشکل ، می بایست نتیجه کار آنالیست بصورت مجموعه ای که به نام مشخصات کامل برنامه   نامیده می شود تهیه و در اختیار برنامه نویس قرار داده شود . این مجموعه رابط اصلی بین برنامه ریز و برنامه نویس می باشد تا در هر موردی که برنامه نویس به اشکال برخورد کرد آنرا بعنوان مرجع و راهنما مورد استفاده قرار دهد ، با وجود آنکه روش نوشتن مشخصات برنامه هنوز استاندارد و یکنواخت نشده و امکان دارد طرز نوشتن مشخصات برنامه در یک شرکت با یک شرکت دیگر تفاوت داشته باشد ولی حداقل  می توان در هر شرکت روش تنظیم مشخصات برنامه بین آنالیست و برنامه نویس از قبل مورد تفاهم و توافق قرار گیرد تا هم کار آنالیست و هم کار برنامه نویسی سیستم های طراحی شده ساده تر شود .

از سوی دیگر از الزاماتی که قبل از طراحی یک سیستم حسابداری یا مدیریت که می بایست مورد تبادل و توافق بین برنامه ریز و برنامه نویس قرار گرفته باشد این است که آنالیست می بایست اطلاعات کافی درباره امکانات و محدودیتهای برنامه نویسی داشته باشد تا بتواند سیستم ها را طوری طراحی نماید که پیاده نمودن و اجرای آن بر روی تجهیزات الکترونیک موجود عملی بوده و خارج از امکانات آن نباشد . ضمناً رعایت این اصل که در یک محیط حسن تفاهم و همکاری و احترام متقابل بین برنامه ریز و برنامه نویس بوجود آید مهم و ضروری است زیرا این امر باعث می شود کارها با سرعت بیشتری پیشرفت داشته باشد.

معمولاً سیستم های حسابداری یامدیریت که بدون استفاده از هیچگونه تجهیزات محاسبه و ضبط کننده ، عملیات را ثبت می کنند اصطلاحاً سیستم های دستی و آنهائیکه با کمک استفاده از تجهیزات مکانیکی و ماشینهای حساب عملیات را ضبط می نمایند سیستم های نیمه مکانیزه و آنهائیکه با استفاده از کامپیوتر مبادرت به ثبت عملیات و تولید گزارشات مالی و آماری می نمایند سیستم های مکانیزه نامیده می شود . بنابراین باید دقت داشت که در فرایند طراحی و اجرای سیستم های حسابداری یا مدیریت اعم از دستی ، نیمه مکانیزه و مکانیزه آنچه که اهمیت اساسی دارد علاوه بر تهیه نمودارهای اصلی و گردش اطلاعات و مدارک در سیستم ، تهیه و تدوین دستور العمل ها و روشها است که در غیر اینصورت شانس اجرای موفقیت آمیز هر سیستم بدون طراحی و تدوین آنها تقریباً بسیار بعید خواهد بود . از سوی دیگر همانطوریکه بیان شد چون وظیفه اصلی سیستم های حسابداری  ومدیریت، تولید اطلاعات مربوط برای سطوح مختلف استفاده کنندگان اعم از سطح عالی ، میانی و اجرایی است، درفرایند طراحی  اینگونه سیستمها لازم است آنالیست یا برنامه ریز جدا از مجریان سیستم انتخاب شوند زیرا همواره این امکان وجود دارد که اگر مجری درموقیعت برنامه ریزی قرار گیرد در طراحی سیستم بجای منافع سازمان  وسایرذینفعان، احتمال بیشتری دارد که اولویت های خود و یا ملاحظات  ومنافع گروهی را در نظر گرفته و آن قسمت از سیستم که فرآیند کنترل را افزایش داده و یا مسئولیت های مجری را مشخص می نماید در سیستم کمرنگ نماید که در اینصورت اینگونه سیستم ها ذاتاً نمی توانند در راستای نیازهاومنافع واقعی سازمان باشند و دیگر آنکه مفهوم یکپارچگی  در سیستمهای مالی و حسابداری از اهمیت ویژه ای برخوردار است و به همین دلیل برای تحقق و حفظ یکپارچگی سیستم های مالی و حسابداری و بطور کلی بمنظور جلوگیری از درهم ریختگی و بی نتیجه ماندن سیستم ، معماری آن نیز ناگزیر می بایست تحت یک مدیریت واحد متمرکز گردد.

در حال حاضر با توجه به گسترش روز افزون علم الکترونیک و نقش کامپیوتر ، و سایر وسایل و تجهیزاتی که به وسیله آن کار ثبت وپردازش اطلاعات هر سیستم با سرعت و دقت بیشتری انجام می گیرد . کاربرد مفهوم سیستم شامل هر سه بخش فکر افزار ، نرم افزار و سخت افزار می باشد . اما باید به این نکته توجه خاص نمود که هر برنامه نرم افزاری کامپیوتر به همراه پیش رفته ترین امکانات و تجهیزات سخت افزاری بدون فکر افزار کارآمد و مناسب تنها می تواند منجر به تولید داده هایی شودکه اطلاعات نادرست و نامربوط را زودتر پردازش و سریعتر در اختیار قرار داده تا شتاب تصمیم گیری های غلط را افزایش دهد .

 

درجه اعتبار هر سیستم اطلاعات حسابداری (AIS) اعم از دستی ، نیمه دستی ، مکانیزه و یا حتی فوق مکانیزه بدون شک بستگی تام و تمام هم به منطق و الگوریتم های تعبیه شده درزیرساخت یا فکر افزار سیستم داشته و هم بستگی به درجه توانمندی  وکارآمدی نرم افزار مورداستفاده دارد وهم سطح  مهارت ودانش کاربران است که لازم است  بطور متوازن و هماهنگ بکارگرفته شوند تا بتوان بعد جدیدی که همان اثربخشی اطلاعات است را تولید کرد و آفرید . به عبارت دیگر می توان به سادگی دریافت که به هر میزان نظام پردازشگر هر سیستم ،متکی به زیرساختهای محکم  پی ریزی شده از یک تفکر علمی باشد مسلماً داده های ورودی خام را بصورت طرح یک مسئله پردازش کرده و پس از حل و پیدا کردن جوابهای درست و بهینه آنرا در مجراهای خروجی قرار می دهد به عکس چنانچه هر نظام پردازشگری از یک زیرساخت منطقی و تفکر علمی و استدلالهای اصولی بدور باشد به همان میزان از ویژگی حل کنندگی مسائل کاسته شده و در عوض سرعت جمع کنندگی مسائل یا جمع بندی موضوعات محوله افزایش می یابد . باید در نظر داشت که این مکانیزم در نظام ذهنی و فکری انسانها و در فرایند قضاوتها و تصمیم گیری ها نیز کاملاً صادق است .

 بطورخلاصه میتوان ویژگیهای مطلوب درطراحی یک سیستم رااینگونه برشمرد که اولاً اقتصادی باشد یعنی تولید اطلاعات با کمترین هزینه فراهم شود ، ثانیاً عملی باشد یعنی عملیات اجرای آن متناسب با نیروی انسانی بکار گرفته شده و سایر وسایل و تجهیزات ممکن قابل تحق باشد . ثالثاً عملیات آن صحیح و ساده باشد یعنی در عین حالی که پردازش اطلاعات با کمترین اقدام و  با استفاده از ساده ترین وسایل ممکن انجام پذیرد . خروجیهای آن بدون اشتباه و هرچه سریعتر به واقعیت عینی متکی و نزدیک باشد رابعاً انعطاف پذیر باشد یعنی اینکه سیستم توانایی فراهم آوردن اطلاعات مورد نیاز را در شرایط متغیر کار و فعالیت اقتصادی داشته باشد و قادر باشد با قوانین ، مقررات ، اصول ، استانداردها ، روشها و نیازهای جدید واحد اقتصادی خود را به سهولت مطابقت دهد .

از دیدگاه اخلاق حرفه ای محدوده مسئولیت طراح یا برنامه ریز سیستم های حسابداری یا مدیریت تا زمان تصویب و به جریان افتادن آن سیستم هاست . و از منظر مدیران عالی اجرایی مسئولیت خطاهای هر سیستم طبعاً بعهده تأیید کننده و مجری آن سیستم هاست که مسلماً دامنه زمانی این مسئولیت بمراتب وسیع تر از محدوده مسئولیت آنالیست سیستم هاست اما از زاویه دید صاحبان سهام و مالکین اصلی هر واحد اقتصادی مسئولیت هر گونه نامنطبقی و انحراف عناصر و ارکان سیستم های حسابداری با اصول و موازین پذیرفته شده حسابداری که مسلماً در کوتاه مدت مغایر منافع آنها بوده و در بلند مدت بدون شک تداوم فعالیت هر واحد اقتصادی را به مخاطره می اندازد باحسابرسان مستقل است .

 

.

نماهنگها:

.

.

.