سیستم اطلاعات مدیریت(MIS):

 

 

 

 

 

 

سیستم اطلاعات مدیریت( MIS) (Management information systems) به معنی مدیریت برپایه اطلاعات می باشد زیرا که درقرن حاضر نمی توان از دوعامل  درعلم مدیریت چشم پوشی کرد:

 اول - استراتژی رقابت.

دوم  - استراتژی کاهش هزینه ها .

برای محقق نمودن این دواستراتژی کاربرد سیستم های اطلاعات مبنی برفن آوریهای اطلاعت وارتباطات ، امری حتمی و ضروری می نماید. هرسازمان درفعالیت روزانه خود همواره باانبوهی از داده های خام روبرو هستند. داده هایی که می بایست پردازش گردیده ، تابه بصورت اطلاعات مربوط وقابل فهم بازیابی ودردسترس قرارگیرند.

 

سیستم های مدیریت وابزارهای کنترل آن درطول زمان تاکنون تغییرات زیادی پیدا کرده اند که این تغییرات رامی توان درچهارزمینه کلی  بشرح ذیل مطرح کرد:

١) کنترل سنتی -دراین  حالت کنترل عمدتاً ازطریق ، ادراک احساس واعمال می شد، مقامات کنترلی به طورسنتی وموروثی به نسلهای بعدمنتقل می گردید وجامعه نیزاین نوع ساختار کنترلی راچون سنت بود می پذیرفت وبدان عمل مینمود.

٢) کنترل بروکراتیک دراین وضعیت، کنترل درساختارسازمانی تعبیه می شد،  بطوریکه ساختارآن برقانون ومقررات استوار وتبعیت از آن الزامی بود.

٣) کنترل کاریزماتیک -دروضعیت حالت، کنترل از طریق رابطه بین رهبرو پیروان اعمال می شد. بطوریکه معمولاً، رهبران کاریزما، شیوه عمل را خود انتخاب می کردند وپیروان نیزبه ناگزیرازآنها تبعیت می نمودند.

٤) کنترل انفورماتیک -دراین حالت، کنترل ازطریق نرم افزارها اعمال می‌شود.  زیرامجموعه دانشها وآگاهیهای تخصصی، بسیاررشد کرده است بطوریکه  ازطریق انفورماتیک می توان  هرنوع اطلاعاتی راازطریق شبکه های الکترونیکی استخراج و استفاده کرد و بدینوسیله به تمامی دانشهای تخصصی وحرفه ای نیزمجهز شد .بنابراین دراین دوره عملاً کار سیستم اطلاعات مدیریت، تولید اطلاعات مربوط  وارائه آن به مدیریت برای برنامه ریزی های مؤثروتصمیم گیری مفید وسودمند می باشد، مدیریت سیستم اطلاعات برای گردآوری داده ها وپردازش آنها نیاز به سیستم های اطلاعاتی ورایانه‌ای وحتی سیستم های خبره است، به همین دلیل مدیریت سیستم هم باید دید مدیریتی وسیستماتیک داشته وهم مجهزبه دانش رایانه‌ وبینش علمی باشد تا بتوانداز امکانات سیستم های اطلاعاتی وفن آوری نوین استفاده نماید.

 

بطورکلی سیستم، گروهی از عناصر می باشد که به خاطر خواسته مشترک رسیدن به یک هدف با هم ترکیب شوند  .مثلاً دریک مرکز اطلاعاتی، منابع انسانی، رایانه‌ای واطلاعاتی برای رسیدن به هدف مشترک که همان ارائه اطلاعات به کارکنان یا مدیران آن موسسه می باشد باهم ترکیب می شوند. درهرسیستمی پنج عنصر درونداد، برونداد، تبدیل، مکانیسم کنترل ودرنهایت اهداف وجود دارند. حرکت سیستم بطریقی است که درونداد  به برونداد، تبدیل می‌شود. دراین میان مکانیسم کنترل، فرایند تبدیل رابرای اطمینان از رسیدن به اهداف سیستم، زیرنظر قرار می دهد. مکانیسم کنترل توسط حلقه بازخورد به جریان منابع متصل می شود. بطوریکه حلقه بازخورد اطلاعات رااز برونداد سیستم کسب می کند وآن رابرای مکانیسم کنترل قابل دسترسی می نماید. مکانیسم کنترل، علائم بازخورد را با اهداف تطبیق داده ومنجر به علائمی به عنصر دررونداد می شود تا وقتی که سیستم لازم است عملیاتش راتغییر دهد، وقتی سیستم ما یک مرکز اطلاعاتی چون کتابخانه می باشد دروندادها، کتابها، مجلات، منابع الکترونیک وسایرمنابع می باشند وفرایند خدمات فنی، منابع کتابخانه ای مذکور را به برونداد که همان موادقابل دسترسی برای ارائه خدمات بهتر وکارآمدتر به مراجعان وکاربران می باشد، تبدیل می کند .مکانیسم کنترل دراینجا رئیس یا شخصی است که آن ارتباط میان این مراکز خدمات فنی ومجموعه سازی و خدمات عمومی را به عهده دارد وحلقه بازخورد دراینجا ارتباطات وروابطی است که شخص رئیس رابا قسمتهای مختلف کتابخانه مذکور مرتبط می کند.

 

هر سیستمی می تواند عملیات خود را کنترل کند. یک سیستم بدون مکانیسم کنترل، حلقه بازخورد بهمراه عناصر اهداف را یک سیستم  باحلقه بازمی نامند.و یک سیستم با مکانیزم  کنترل یعنی  عناصراهداف، مکانیسم کنترل وحلقه بازخورد، یک سیستم  باحلقه بسته نامیده می شود  وهمانطورکه می دانیم حلقه‌ای که بازباشد، حلقه نیست. حال سیستم ها رااز جهت ارتباط با محیط پیرامون خود به دودسته تقسیم می کنند: سیستمی که با محیط پیرامون خود ارتباط داشته باشد را سیستم باز گفته وسیستمی که با محیط پیرامون خودارتباط نداشته باشد یک سیستم بسته است. البته قابل ذکراست که سیستم کاملاً بسته وجود ندارد. یک زیرسیستم بطور ساده، سیستمی درون سیستم دیگر می باشد. مثلاً دریک اتومبیل یک سیستم کلی وجود داردبنام اتومبیل وچندین سیستم فرعی وممکن است درون آن نیز  سیستم های فرعی تردیگری وجودداشته باشند مثلاً بخش موتور خودرو یک سیستم دیگر  است که درون آن هم سیستم دیگری بنام کاربراتور قرار دارد. وقتی که یک سیستمی، جزء سیستم بزرگتر می باشد، سیستم بزرگتر سوپرسیستم یا فوق سیستم نامیده می شود. برای مثال سیستم دولتی یک شهر یک سیستم است، امادرعین حال قسمتی ازیک سیستم بزرگتر بنام سیستم استانی  می باشد که آن هم خود یک زیرسیستم کشوری است . یک شرکت تجاری یک سیستم فیزیکی می باشد. این شرکت ازمنابع فیزیکی تشکیل یافته است. یک سیستم ادراکی، سیستمی است که از منابع ادراکی (فکری) چون اطلاعات وداده ها برای نشان دادن یک سیستم فیزیکی استفاده می کند. یک سیستم ادراکی عموماً یک تصویر ذهنی درذهن مدیر می باشد مانند تصاویر یا خطوطی که برروی یک برگه کاغذ یا درشکل الکترونیکی ذخیره شده دررایانه وجوددارد .

 

بطورکلی هرموسسه ای برای تداوم جریان کاری خود نیازبه یک دید سیستمی دارد. دیدسیستمی که همه بخش های درونداد وبرونداد وفرآیند تبدیل را ازطریق مکانیسم کنترل وحلقه بازخورد ، زیرنظرداشته ویک نوع یکپارچگی درتصمیم‌گیری، که لازمه موفقیت یک مؤسسه می باشد، بوجود می آورد که اثرات هرتصمیم رادردیگر بخش های به ظاهر غیرمرتبط هم درنظرداشته باشد. افراد ماهر درحل مسائل کسانی هستند که محیط خودرا شناخته وسیستم های موثر جمع آوری اطلاعات رابوجود آورند آنان لزوم معیارهای عملکرد وشبکه های ارتباطی خوب را با کارمندان خودتشخیص داده اند. تمام اینها اجزاء پذیرش یک تفکرسیستمی است . اصطلاح مفهوم سیستمی برای نشان دادن این دیدگاه استفاده می شود. حل کنندگان مسائل بازرگانی جزواولین کسانی نبودند که به بررسی فرآیند حل مسأله پرداختند. این افتخار به دانشمندان علوم پایه چون فیزیک‌ وشیمی‌ ودانشمند علوم رفتاری چون روانشناسی وجامعه شناسی باز می گردد. دانشمندان  این رشته هاحل نمودن مسأله رابه عنوان ابزاری جهت انجام آزمایشات کنترل شده مطالعه کردند. مدیران برای حل مسائل مربوطه به موسسات نیازمند نوع نگرش ودیده سیستمی می باشند که به روش سیستمی مشهوراست دراین روش اولین اقدام مدیردرشکل گرفتن موسسه به عنوان یک سیستم می باشد درمرحله دوم باید ازآنجا که هرسیستمی با محیط خود ارتباط دارد، محیط موسسه درک شود. درمرحله سوم سیستمهای فرعی وزیرسیستمهای موسسه باید شناسایی شوند بعدازاین مراحل به فاز تجزیه وتحلیل مسأله می رسیم یعنی درمراحل قبلی شناخت کلی وداده های موردنیاز به دست آمد ،حال باید آنها راپردازش کرد.

 

اولین مرحله از این فاز گذراز سیستم به سطح زیرسیستم می باشد. دومین مرحله تحلیل ترتیبی اجزاء سیستم می باشد وحال به سومین فاز یعنی فاز طراحی وترکیب می رسیم.  اولین مرحله این فاز شناسایی راه‌حل های گوناگون، دومین مرحله ارزیابی راه حل های شناخته شده، سومین مرحله انتخاب بهترین راه حل، مرحله بعدی اجرای راه حل وآخرین مرحله هم پیگیری جهت حصول اطمینان از تاثیر گذاری راه حل می باشد که همان مکانیسم کنترل در روش سیستمی است. متخصصان مدیریت اغلب معتقدند که اگریک مدیرسازمان خودرابه عنوان یک سیستم درنظرگیرد، مکانیسم حل مسأله آنها آسانتر وکارآمدتر خواهدبود .باید متذکر شد که ایده مشاهده هرپدیده به عنوان یک سیستم، منحصر به اقتصاد نیست. درواقع یک نهضتی برای استفاده از مفهوم سیستم به عنوان یک وسیله فهم بهتر هرپدیده ای بوجودآمده است. این ایده اولین باردرسال 1937 توسط لودویگ وان برتالانفی( Ludwig von Bertallanffy) یک زیست شناس آلمانی ارائه شد. او این روش جدید راکه اشاره به اصولی که درسیستم ها ،چه درماهیت عناصر شکل دهنده وچه روابط یا نیروهای بین آنها عموماً بکارمی روند ، تئوری عمومی سیستم ها، نامگذاری کرد. بعدها درسال 1956 کنث بولدینق (Kenneth boulding) تئوری عمومی سیستم‌ها را به یک روش دیگر ارائه کرد. بولدینق دورویکرد درتوصیف تئوری عمومی سیستمهادرنظرگرفت.حاصل نگرش سیستمی استفاده از مدلهابرای توصیف پدیده هامی باشد. یک مدل چکیده چیزی است که یک موجود (entity) نامیده می شود. چهارنوع مدل وجوددارند. فیزیکی، داستان وار، گرافیکی وریاضی، همه این مدلها به کاربر اجازه فهم بهتر وارتباط برقرار کردن با «موجود» رامی دهد، که ازاین طریق ،دیگر عناصرهم درک می شوند. یک مدل عمومی سیستم های شرکت می تواند برای تحلیل هرنوع سازمانی بکاررود، اما نمی‌توان انتظارداشت که یک مدل برای یک سازمان خاصی ساخته شود. ارزش واقعی مدل عمومی سیستم ها، مدل یک تصویر ذهنی ازآنچه مورد انتظاراست رابرای فرد، فراهم خواهدکرد. باید به خاطرداشت که بهترین سیستم ها درصورتیکه کاربران آن را بکارنبرند توفیقی نخواهد داشت. وامروز سیستم هاومدلها با ابزارها وسیستم های رایانه‌ای طرح ریزی شده وبه ندرت ازروشهای دستی برای یک سیستم یا مدل استفاده می‌شود.

 

هرزیرسیستمی در سیستم‌های های اطلاعاتی رایانه‌محور مانند یک ارگانیسم زنده می باشدکه متولد می شود، رشدمی کند،  تا به بلوغ برسد، نتیجه دهد و درنهایت نیز بمیرد. این فرآیند تحول چرخه حیات سیستم (SLC) (System life cycle) نامیده می‌شود وشامل مراحل ذیل است:

برنامه ریزی.

تحلیل

/ 0 نظر / 10 بازدید