کدگذاری بروش علمی

 

 

 

طبقه بندی و کدگذاری ، نخستین قدم در راه برقراری نظم معنادار در سیستمهای اطلاعاتی است .  زیرااطلاعات در هرسامانه اطلاعاتی  تنهابا کد شناخته ، ضبط ، ذخیره و بازیابی می شوند.

کد مجموعه ای از نمادهاست که به منظور گردش اطلاعات مورد استفاده قرار می گیرد . از این رو اساس کد گذاری در هر سازمان بر پایه نظام طبقه بندی اطلاعات در آن سازمان استوار است . برای مثال ، به منظور کد گذاری اقلام مواد اولیه ، باید شیوه طبقه بندی مواد اولیه را شناخت و خصوصیاتی را که باید کدگذاری شوند تعریف کرد. بر این پایه کدگذاری از نظام طبقه بندی اطلاعات سرچشمه می گیرد .

 بطور کلی اولین قدم بنیادی در طراحی کدگذاری مطلوب ،بطوریکه بنحو مناسب در خدمت نیازهای هرسازمان باشد . رعایت  ویژگیهایی است که بر حسب اهمیت  ،بشرح زیر میتوان آنرا درجه بندی کرد :

 اول ، ویژه گی یگانه بودن( Uniqueness(-بدین معنی است که هر کدام از ارزشهای یک کد باید دارای معنی یگانه باشد . برای مثال شماره هر فاکتور باید نشاندهنده تنها یک صورتحساب مشخص باشد ، یا شماره هر قطعه نیز باید تنها به یک قطعه معین مربوط باشد ، ونیزکد منطقه فروش باید مشخص کننده یک منطقه معین باشد وبه همین ترتیب میتوان نمونه های بیشماری ازاین ویژه گی رابیان داشت. آن بخش از یک کد و یا اجزای آن ، که مصداق کد شده را به شکلی یگانه تعریف می کند ، اصطلاحاً کلید خوانده می شود.

برای نمونه نام مشتری در تابلو شماره یک ، کلید است بدین دلیل که هرمشتری دارای یک شماره منحصربفرد است . اما گروه اشخاص یا مشتریان در ارتباط با کدمشتری یک کلید به حساب نمی آید ، از این جهت که گروه اشخاص متعددی می توانند گروه مشتریان مشابهی داشته باشند. کیفیت یگانه بودن در مسائل مربوط به مکانیزه کردن سیستم دارای اهمیت  فوق العاده ای است .

 

 دوم ، ویژه گی توسعه پذیری( Expandibility(-بدین معنی است که در ساختار کد باید امکان لازم برای گسترش وجود داشته باشد . برای مثال کد٧ رقمی مندرج در تابلو شماره یک از دو جهت دارای محدودیت است . نخست اینکه، در شکل کنونی افزودن یک خصوصیت دیگر مثل گروه محصول فروخته شده ، به کد ممکن نیست . گسترش کد برای جا دادن این خصوصیت تنها از یک راه پر هزینه میسر است و آن عبارت است از باز کردن پرونده ای دیگر و ایجاد کدی جداگانه برای ارتباط دادن گروه محصول  فروخته شده به عامل کلیدی کد ، یعنی نام مشتری ، اگر شماره های اضافی در کد وجود می داشت ، آنگاه تلفیق موارد جدید با سیستم موجود می توانست به آسانی صورت پذیرد. دیگری آنکه ، ظرفیت هر کد برای استقرار خصیصه های مختلف محدود است . که در مورد مثال جدول شماره ١ تنها می توان ٩٩ گروه اشخاص ، ٩٩ گروه مشتری و ٩٩٩/٩ نام مشتری را گنجاند در حالی که نیازهای بیشتر موسسات  ممکن است فراتر از چنین ظرفیتی باشد .

 سوم ،ویژه گی خطاپذیری ( Errors(-بدین معنی که یک کد و ارتباطات آن با سایر اجزای نظام طبقه بندی باید به گونه ای طراحی شود که اشتباهات کدگذاری را به سطحی قابل قبول کاهش دهد

 چهارم، ویژه گی مفهوم بخشی( Significance(-بدین معنی که هر گاه کارکنان به طور مستقیم درگیر استفاده از کدها باشند ، بهتر آن است که انتقال اطلاعات مورد نیاز توسط آنان به ترتیبی انجام پذیرد . که به خاطر سپردن و کنترل کردن کد حساب برای آنان به راحتی انجام پذیرباشد .

پنجم، ویژه گی تداعی معانی( Mnemonies(-  بدین معنی که خاصیت مفهوم بخشی در اثر استفاده از ابزار تداعی معانی بیشتر جلوه گر می شود زیرا که این ابزار به استفاده کننده کمک می کند که کد را به مصداق آن مربوط سازد . به عنوان مثال ، حساب مربوط به مواد می تواند با حرف (م) یا( M) و حساب مربوط به کار با حرف (ک) یا ( W)آغاز شود . به علاوه می توان با استفاده از فاصله باز یا علاماتی مانند (/) یا (-) عوامل کد را به چند قسمت تقسیم کرد و در نتیجه به خاطر سپردن کد را آسان ساخت .

ششم، ویژه گی همشکلی( Format(-  بدین معنی که چنانچهکد، به طرزعلمی ومناسب طراحی شده باشد ، باید ساختار و شکل یکسانی را فراهم آورد تا بتوان با سهولت و دقت از آن استفاده کرد. این کیفیت در هر حالتی معمولاً از الزامات یک سیتم اطلاعاتی است . ضرورت یکسان سازی شکل کد ریشه بسیاری از مشکلاتی است که توسعه پذیری کد را محدود می کند.

هفتم ،ویژه گی اختصار( Conciseness(-  بدین معنی که در اکثر موراد دستیابی به کیفیتهای مطلوب تنها به وسیله افزایش دادن طول کد امکانپذیر است. بااینحال ویژه گی اختصار کد در امر پردازش و نقل و انتقال داده ها بسیار تاثیر دارد ، به همین لحاظ لزوم ایجاد تعادل و توازن بین خصیصه های مختلف کد را توجیه می کند .

هشتم ،ویژه گی ترتیب پذیری ( Sortability(-بدین معنی که

/ 0 نظر / 23 بازدید