مهندسی مجدد فرایندها(BPR):

 

 

هر سازمان و یا شرکت، یک نهاد اجتماعی است که مبتنی بر هدف بوده و دارای سیستمهای فعال و هماهنگ است و با محیط خارجی ارتباط دارد. در گذشته، هنگامی که محیط نسبتا باثبات بود بیشتر سازمانها برای بهره برداری از فرصتهای پیش آمده به تغییرات تدریجی و اندک اکتفا می کردند; اما با گذشت زمان، در سراسر دنیا سازمانها دریافته اند که تنها تغییرات تدریجی راهگشای مشکلات کنونی آنان نیست و گاهی برای بقای سازمان لازم است تغییراتی به صورتی اساسی و زیربنایی در سازمان ایجاد شود. امروزه در سراسر دنیا این تغییرات بنیادی را با نام مهندسی مجدد می شناسند; مهندسی مجدد (BUSINESS PROCESSREENGINEERING)  (BPR) روندی است که در آن وظیفه های فعلی سازمان جای خود را با فرایندهای اصلی کسب وکار عوض کرده و بنابراین، سازمان از حالت وظیفه گرایی به سوی فرایند محوری حرکت می کند. همین امر موجب سرعت بخشیدن به روند کسب وکار و کاهش هزینه ها و درنتیجه رقابتی تر شدن سازمان می گردد. 

 



مهندسی  مجدد یعنی  آغازی  دوباره، فرصتی  دیگر برای  بازسازی  فرایندها و بازآفرینی  روشهای   علمی کار. مهندسی  دوباره  به معنای  کنار گذاشتن  روشهای کهنه وسنتی   و شکستن  فرضیات  و قواعد معمول شده  داخل  سازمان است. در این  رویکرد، روش  انجام  کار های سنتی  همچون بخش بندی  اداره، شرح  وظایف، و استانداردسازی از اهمیت  می افتند; آنها ساخته  دوره ای  هستند که  دیگر سپری  شده  است.   اساس  مهندسی  مجدد بر بررسیهای  مرحله ای  و حذف  مقررات  کهنه  و باورهای تاریخ گذشته  استوار است  که  زمینه ساز عملکرد کسب وکار کنونی اند. اکثر شرکتها انباشته  از مقررات وفرهنگ های  نانوشته ای  هستند که  متعلق به دوران ماضی است . این  مقررات  بر پایه  فرضهایی  درباره  باورهای منسوخ شده ای است که  دیگر حاصلی جز اتلاف منابع تولید ندارند; تا هنگامی  که  این  شرکتها اینگونه  مقررات  را از سر خود باز نکنند هرگونه  نوسازی تجهیزات نرم افزاری وسخت افزاری  بی تاثیر بوده  و همانند انجام گچ بریهای طلائی و تزئینی بردیوارهای خشتی وپوسیده خواهد بود. مهندسی  مجدد عبارت  است  از بازاندیشی  بنیادین  و ریشه ای  فرایندها برای  دستیابی  به  پیشرفتی  شگفت انگیز در معیارهای  حساسی  چون  برنامه ریزی مناسب، کنترل  مؤثر، ارزیابی صحیح ، هزینه یابی درست وتولید وارایه خدمات با کیفیت  و درنهایت کسب رضایت مشتری به نحومطلوب. اگر تنها یک  سرانجام  غیرقابل  قبول  وجود داشته  باشد آن  است  که  همه  شرکتها و سازمانها و از جمله  دولتها امروزه  ناچارند که  خود را از نو تعریف  کنند.  طراحی  ومهندسی مجدد واستقرارآن درهرسازمان بدون تردید بنیادی ترین  واصلی ترین عامل دردستیابی  موفق وتضمین شده برای رسیدن به افقی روشن درهرسازمان هستند.



 

مهندسی مجدد را نمی توان با گامهای کوچک و محتاط به اجرا درآورد. این قضیه همان قضیه صفر یا یک است; به عبارت دیگردرشرایط واوضاع واحوال امروز هرگونه تغییر وتحول مؤثروسودمند بدون  طراحی زیرساختها ومهندسی مجدد فرایندها خیالی وآرزویی باطل است،. مهندسی مجدد به این معنا نیست که آنچه را که از پیش وجود دارد مرمت یاتزئین کرده وبا تغییراتی ظاهری ،بافتهای اصلی را دست نخورده باقی نهاد. مهندسی مجدد یعنی از پایه واساس شروع کردن، یعنی کنار گذاشتن روشهای قدیمی و پی ریزی ساختارهای علمی با بنیادی نو و نگاهی تازه به اوضاع وشرایط جدید. مهندسی مجدد در پی اصلاحات جزیی و وصله کاری وضعیت موجود و یا دگرگونیهای گسترشی که ساختار و معماری اصلی سازمان را دست نخورده باقی می گذارد، نخواهد بود. مهندسی مجدد در پی آن نیست که نظام موجود را بادستکاری به سرمنزل مقصودو نتیجه مطلوب برساند. مهندسی مجدد به معنای ترک کردن روشهای فرسوده و کهنه و دستیابی به روشهای تازه ای است که برای برنامه ریزی مناسب، کنترل  مؤثر، ارزیابی صحیح ، هزینه یابی درست ،تولید وارایه خدمات با کیفیت  و درنهایت کسب رضایت مشتری به نحومطلوب لازم است. شرکتها باید از خود بپرسند اگر با آگاهیهای گسترده امروزی و در اختیار داشتن فناوریهای نوین می خواستیم شرکتی برپا کنیم، آنرا چگونه می ساختیم. مهندسی مجدد را با نامهای متفاوتی می توان شناخت، نامهایی از قبیل طراحی مجدد فرایندهای اصلی(کالپان و مورداک)، نوآوری فرایندی(داونپورت)، طراحی مجدد فرایندهای کسب وکار(داونپورت و شورت، ابلنسکی)، مهندسی مجدد سازمان(لوونتال، هامر و چمپی)، طراحی مجدد ریشه ای(جوهاتسون) و معماری مجدد سازمان(تالوار) همگی از نامهایی هستند که مقوله مهندسی مجدد را معرفی کرده اند.حال چنانچه درنظرباشد تعریف کوتاهی از مهندسی مجدد ارائه شود پاسخ چیزی جز ازنوع آغازشدن نخواهدبود.  این رانیز نباید ازنظر دورداشت که همانطوریکه گفته شد مهندسی مجدد کسب و کاردرسازمان، روشی است که به ایجاد تغییر در سازمان کمک و فرایندهای جدید و شیوه های نوین انجام کار را به سازمان معرفی می کند. بنابراین، جهت رسیدن به این مقصود عناصر خاصی برای ایجاد تغییرات در سازمان مورد نیاز خواهد بود که این عناصر به تسهیل کننده ها معروفند و در حکم ابزاری برای تغییر فرایندها عمل می کنند. از جمله فناوری اطلاعات که سهم بسزایی درسرعت بخشی  ایجاد تغییرات درمعماری ریشه ای وبنیادین دارند، ویابکارگیری افراد متخصص، نواندیش وباصلاحیتی که نقش بسزایی درجلوگیری ازانحراف در پروژه نوآوری می نماینددر واقع حکم تسهیل کننده فرایند مهندسی مجدد کسب و کار تلقی میشوند.

 

 

 

مهندسی مجدد باید بر تفکری بنیادی و طراحی اساسی فرآیندهای کلیدی کسب و کار تمرکز نماید. پیشرفت‌های اساسی در هزینه، کیفیت، خدمات و سرعت کار، هدف هستند و سازمان‌ها باید تا حد امکان فرآیندهای کلیدی خود را سودآور سازند و در صورت لزوم فرآیندها و افراد زاید را کنار بگذارند.مهندسی مجدد باید کاری فراتر از اصلاح و پالایش فرآیندها انجام دهد: هدف «تغییر بنیادی» است. سازمان‌ها باید کارشان را با برنامه‌ریزی بر روی کاغذ آغاز کنند تا مشخص نمایند که می‌خواهند کسب و کارشان در چه حوزه‌ای باشد. سپس آنها باید تلاش کنند این برنامه‌ریزی را به واقعیت تبدیل نمایند.مهندسی مجدد توجه خاصی به مهارت‌ها و توانایی‌های بالقوه‌ افرادی دارد که نقطه‌ ثقل سازمان را تشکیل می‌دهند و باید به سه حوزه‌ کلیدی مدیریت یعنی وظایف، سبک‌ها و سیستم‌های مدیریتی بپردازد.

 



متأسفانه، شماری از سازمان‌ها به این راهنمایی  ها بی توجهی نشان داده وبدون ملاحظه ضرورت طراحی وپیاده سازی زیرساختها و مهارت ها بکارگیری  وتوانمندسازی سازمان بانیروهای متخصصین وصاحب صلاحیت  ونیز لزوم استقرارسیستم اطلاعات مدیریت (MIS)   (Management informationsystem) بعنوان پیش نیاز فناوریهای مدرن اطلاعات به یکباره باصرف مخارج باورنکردنی اقدام تهیه وخرید نرم افزارهای فوق مدرنی مانند(ERP) ENTERPRISERESOURCE) (PLANNINGآنهم ازکشورهای خارجی نموده اند که درنهایت حاصلی جز برنامه ریزی نا مناسبتر، کنترلهای نا  مؤثرتر، ارزیابی های ناصحیح تر، هزینه یابی های نا درست تر وتولید وارایه خدمات بی کیفیتتر  و افزایش نا رضایتی بیشتر برای مشتریان ، ودر نهایت پرداخت مبالغ هنگفت وباور نکردنی به واسطه گران ودلالان فروش اینوع نرم افزارها نتیجه ای دربرنداشته است. این سازمانها حتی متوجه نیستندکه ماهیت سازمانهایی که دریک زنجیره تأمین، همگروه ووابسته به همدیگرند، فرایندها باید درسطحی کلان مورد  مهندسی مجدد قرارگیرد،مسلم است دراین شرایط این سازمانها یافاقد نگرشی درباره آینده ورویکردی متحول کننده برای حرکت روبه افقی روشن هستند ویااصولاً بکارگیری فن آوریهای مدرن اطلاعاتی رایک هدف انتزاعی ویارفع یکسری تکالیف نمایشی  درنظرمیگیرند. وزمانیکه متوجه میشوند بکارگیری این ابزارها مشکلات سازمان رابیش ازپیش افزایش داده است، به جای پرداختن به علت اصلی ، راه حل کوچک نمودن سازمان رادردستورکارخود قرارمیدهند. لذا لازم است مدیران این سازمانها قبل ازهرگونه اقدام درتغییر روشها ورویه های سنتی وقدیمی، نگرش وبینش مدیریتی خود را متحول نمایند، زیرا دامنه فرآیند مهندسی مجدد اصولاً از یک طرف در سه حوزه‌ کلیدی سازمان یعنی وظایف، سبک‌ها و سیستم‌های مدیریتی گسترده است. وازسوی دیگرمهندسی مجدد از اصول مدیریت علمی، مهندسی صنعتی و توسعه‌ محیط کسب و کار پیروی می‌نماید. هم ازاین روست که کریستوفر لورنز یکی ازصاحبنظران ونویسندگان مجله‌ تایمز مالی  دراین مورد حقیقتی را بیان میدارد وآن این است که  سازمان‌ها لازم است قبل ازشروع فرایند مهندسی مجدد، اقدام به تغییرات رفتاری و فرهنگی نمایند.

 



پیش‌زمینه مهندسی مجدد طرح مطالعاتی مدیریت در دهه نود دانشگاه انستیتوی تکنولوژی ماساچوست (MIT) بوده است . مایکل همر نخستین نظریه‌پردازی است که مفهوم مهندسی مجدد را مطرح کرد ؛ او با مقاله اتوماسیون کارساز نیست ، فعالیتهای زاید را حذف کنید ، در مجله Harvard BusinessReview در سال 1991 ، مهندسی مجدد را به جهان دانش مدیریت معرفی کرد . سپس کتاب مهندسی مجدد ، منشور انقلاب سازمانی را با کمک جیمز چمپی در سال 1993 نوشت و مهندسی مجدد را در قالب یک تئوری تشریح کرد .


 

مهندسی مجدد مشهورترین و جنجال برانگیزترین نظریه مدیریتی در طول سالهای اخیر بوده است . مهندسی مجدد ، اصل مشهور و چندصدساله تقسیم کار آدام اسمیت را به‌آسانی نقض نمود . مباحث بسیاری پیش از سال 1991 در خصوص بازسازی سازمان و مدیریت مطرح بود مثل بهبود سازمان مدیریت ، مدیریت تغییر ، کایزن ، مدیریت کیفیت فراگیر ، نوآوری و ... که مدیران و نظریه‌پردازان مدیریت را به خود مشغول کرده بود ؛ اما آنچه که مهندسی مجدد را از سایر متدهای مدیریتی پیش از خود متمایز ساخت و آنرا به عنوان یک تئوری انقلابی در سازمانها و مباحث مدیریتی مطرح کرد شیوه بدیع معماری مجدد بود که براساس بررسی و اصلاح فرایند طرح‌ریزی می‌شد .

 



شرکت‌هایی که مهندسی مجدد را بکار بسته‌اند فرایندهای کار را نه تنها به صورت افقی بلکه به صورت عمودی به یکدیگر فشرده‌اند . فشردگی عمودی ساختار شرکت بدین معنیست که کارکنان شرکت ، دیگر نیاز ندارند تا مانند گذشته برای کسب تکلیف همواره به سوی بالای هرم مدیریت بنگرند . اینک فرایند کار در دستیابی به تاخیر کمتر ، هزینه کمتر، پاسخ‌گویی بهتر و سریعتر به مشتری و تواناتر شدن کارکنان در انجام مسئولیتهاشان خلاصه می‌شود .علاوه براین مهندسی مجدد سبب می‌شود تا روند طبیعی پیشرفت کار  ، جایگزین دستورهای ساختگی و از پیش‌نهاده ، شود . این امر موجب می‌گردد که چندین مرحله همزمان با هم پیش روند ؛ همچنین زمان‌های تلف شده میان پایان یک مرحله و آغاز مرحله بعد حذف می‌گردد .شرکت‌هایی که به مهندسی مجدد سازمان دست زده‌اند ، توان ترکیب و بهره‌گیری از امتیازهای تمرکز و عدم‌تمرکز بصورت همزمان در یک فرایند را یافته‌اند . فناوری اطلاعات به شرکت‌ها این امکان را داده است تا واحدهای مختلف ، همانند سازمان‌های کاملا مستقل عمل نمایند ؛ در حالی که در همان حال ، داشتن پایگاه کامپیوتری که حاوی همه اطلاعات موجود در شرکت است مزایای سازمانهای متمرکز را نیز برای سازمان به ارمغان می‌آورد .مهندسی مجدد ، عملا کاری را که آدام اسمیت سالها پیش به اجزای کوچک تقسیم کرده بود دوباره به یکدیگر پیوند می‌دهند . هنگامی که اجزا وعناصر کاری مجددا به یکدیگر می‌پیوندند گروه فرایندی راتشکیل میدهند . به عبارت دیگر گروه فرایندی واحدیست که به طور طبیعی در کنار هم قرار می‌گیرند تا یک کار کامل یعنی یک فرایند را اجرا کنند . ضمن آنکه مهندسی مجدد کارهای زاید را درفرایندحذف می‌کند . بیشتر کارهای مربوط به بازرسی ، انتظار ، رفع مغایرت ، پیگیری و نظارت یعنی کارهای غیرمولدی که به خاطر مرزهای موجود در سازمان و به منظور جبران ناشی از تقسیم فرایند وجود دارد ، از طریق مهندسی مجدد حذف می شود ؛ این به معنای آن است که اشخاص وقت بیشتری را صرف کار واقعی می‌کنند . پس از مهندسی مجدد کار رضایت‌بخش‌تر می‌شود ، چرا که کارگران از کار خود به احساس بزرگتری دست می‌یابند و آن احساس تکمیل و پایان انجام کار است . وبه همین دلیل در مهندسی مجدد، هرگونه اعطای امتیاز ناگزیر به نتیجه نهایی فعالیت دریک فرایند بستگی دارد.



 

بسیاری از صاحبنظران مهندسی مجدد را به عنوان کشتی نجات برای سازمانهای در حال نابودی و غـرق شدن می‌دانند ، اما به راستی چرا مهندسی مجدد ؟ علل روی آوردن سازمانها به مهندسی مجدد می‌تواند وابسته به عوامل خارجی(افزایش سطح رقابت در بازارهای جهانی، تغییرات نیاز مشتریان، افزایش سطح انتظارات مشتریان، پیشرفتهای حاصل‌شده در فناوری اطلاعات ، محیط متغیر و نامطمئن امروزی.) یا عوامل داخلی(تغییر در استراتژیهای سازمان، تغییر ساختار سازمانی، ضرورت ساده‌سازی، تغییر در فرایندها ، روشها ، مهارتها و رفتارها.) سازمان باشد . با ایجاد بهبود در فرایندها می‌توان در کوتاه‌مدت سازمان را نجات داده و جایگاه نسبتا قابل قبولی برای سازمان ایجاد کرد اما چنانچه سازمان برای بلندمدت خود اهدافی دارد می‌بایست جایگاه خود را به کلاس جهانی برساند و این امر جز از طریق مهندسی مجدد فرایندها حاصل نخواهد شد.

 



واژه‌های طراحی مجدد(Redesign)  و مهندسی مجدد (Reengineering) گاهی اوقات به‌جای یکدیگر بکار می‌روند ؛ اگرچه نتایج موردنظر این دو ظاهرا یکسان به نظر می‌رسند اما این دو واژه تفاوت زیادی با یکدیگر دارند ؛ فرایند طراحی مجدد روشی سیستماتیک است که درصدد تسهیل و ساده کردن فرایندهای فعلی شرکت است در حالیکه مهندسی مجدد فرایندهای جدیدی ایجاد می‌نماید و باعث تغییرات ریشه‌ای و نوآورانه در شیوه‌های کسب‌وکار می‌گردد . کارشناسان معتقدند که طراحی مجدد فرایند هنگامی اتفاق افتاده است که تقریبا ده الی بیست درصد جریان کار تغییر یابد و مهندسی مجدد هنگامی اتفاق افتاده است که هفتاد الی صد درصد فرایندهای کار تغییر یافته باشند .



 

بطورکلی نقش آفرینان دریک پروژه مهندسی مجددشامل سه رکن اساسی زیراست:

/ 0 نظر / 11 بازدید